Un portail de services d'entreprise complet et convivial

Synexsys permet de gérer tous les aspects du quotidien d'une entreprise, du simple annuaire interne à la gestion des congés, en passant par la réservation de salles ou la gestion des documents. Bien entendu, vous ne prenez que ce qui vous intéresse et vos besoins spécifiques sont également pris en compte.

Annuaires

Des annuaires de toute nature, c'est une chose que vous obtiendrez facilement avec Synexsys. Qu'il s'agisse de pouvoir simplement rechercher un nom et un numéro de téléphone ou de disposer d'un outil beaucoup plus complet de gestion des profils et des CVs par exemple.

Voir la page dédiée aux annuaires pour plus d'informations.

Demandes de congés et gestion des absences

Disposer d'outils simples et efficaces pour la gestion des congés et des absences permet d'avoir une vision d'ensemble sur les disponibilités d'effectifs et de compétences. La planification s'en trouve simplifiée, les flux de productions améliorés. Avec Synexsys, c'est possible !

Réservations de salles & autres

De la simple mise en évidence des disponibilités, jusqu'à un système complet de réservation de salles incluant les équipements associés et les approvisionnements (catering), Synexsys vous fournit des solutions qui s'adaptent exactement à votre contexte et pas l'inverse.

Vous souhaitez plutôt gérer les réservations d'équipements, de véhicules, de place de parc ou de repas à la cafeteria ? Pas de soucis ! Synexsys sait se conformer à vos exigences.

Gestion des notes de frais

Si vous avez des dizaines de personnes qui rentrent de mission avec des notes de frais, cela représente un travail administratif lourd pour lequel, souvent, on perd beaucoup de temps et d'énergie. Sans parler des risques d'erreurs ou d'oublis, qui peuvent mener à une sous-facturation, ni des frustrations des employés quand les remboursements ne suivent pas. 

Synexsys règle tous ces soucis en fournissant des outils parfaitement adaptés à vos besoins et incluant les flux de validation nécessaire pour éviter toute perte et tout désagrément.

Relevés kilométriques et cartes essence

Si vos véhicules sont en leasing ou en location, il est primordial d'en maîtriser la progression kilométrique pour éviter les dépassements de kilométrage ou la sous-utilisation.

Synexsys prend complètement en charge cette problématique. De la simple fiche de relevés, jusqu'aux statistiques globales en passant par le monitoring. De cette manière, vous serez averti suffisamment tôt des écarts trop importants et serez ainsi à même de prendre les mesures nécessaires, le cas échéant.

Demandes d'acquisitions et économat

Il est très simple de réaliser de tels systèmes de gestion avec Synexsys. Un panier électronique avec des droits d'accès spécifiques pour passer des commandes de fournitures, des seuils qui permettront les réapprovisionnements, des limites qui éviteront les abus, etc.

Pour la gestion des demandes d'investissements d'autres systèmes peuvent être mis en place. Ils contrôleront les aspects budgétaires aussi bien que les processus de validation. De la commande, jusqu'à la livraison, en passant par toutes les tâches intermédiaires.

Gestion des demandes & des questions

Dans chaque entreprise, de nombreuses questions sont posées par les employés. Parfois les demandes sont faites à qui de droit mais souvent, l'employé devra s'y prendre à plusieurs reprises avant de trouver la personne ou le service en charge.

Avec Synexsys il est possible de fournir des outils simples aux employés de manière à ce qu'ils puissent poser leurs questions ou faire leurs demandes sans forcément connaître le bon interlocuteur au préalable. Les demandes sont routées au bon endroit en fonction de divers critères de classification et les personnes en charge bénéficient d'un outil performant pour ne pas les oublier et y répondre dans les meilleurs délais.

Communications destinées au personnel

Cela peut sembler évident mais publier des messages à destination des employés dans un portail n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît. Dans une entreprise, chacun n'a pas les mêmes besoins, les mêmes centres d'intérêt, ni les mêmes droits d'accès à l'information. Ainsi, publier la totalité des messages à destination de tous peut vite s'avérer contreproductif.

Synexsys permet de gérer les notifications simplement et intelligemment. Les destinataires peuvent, par exemple, être classifiés selon leur position dans l'entreprise, leur fonction, leur département et si les critères logiques ne suffisent pas, des filtres peuvent être déterminés de manière arbitraire. Par ailleurs, Synexsys peut supprimer ou cacher automatiquement les notifications obsolètes.

Gestion des prêts

Bien gérer un prêt, c'est savoir à chaque instant, où se trouve la chose prêtée, à qui on l'a confiée, quand et pour quelle période est-ce qu'elle sera à nouveau disponible.

Synexsys offre toutes les interfaces et mécanismes pour gérer les prêts. Des alertes peuvent être paramétrées et des notification de rappel peuvent être mise en place très simplement.

Bases de connaissances & FAQ

La connaissance est une chose qui se perd facilement et qui se maintient assez mal dans le temps si elle n'est pas gérée de manière centralisée et selon des règles précises. Les FAQ ne sont qu'une facette du même sujet.

En mettant des outils collaboratifs spécifiquement paramétrables à disposition des intéressés et ayants-droit, Synexsys permet de créer et maintenir la connaissance de manière optimale.

Self-service documentaire & Banque d'images

Un autre domaine pour lequel Synexsys est en mesure de fournir des outils puissants mais toujours simples d'utilisation est la mise à disposition de documents référentiels d'entreprise ou de banques d'images pour la documentation, le marketing ou la publicité par exemple. 

Les référentiels de données et de documents sont la base d'une gestion saine et optimisée. Savoir où se trouve l'information et être certain que cette information est la bonne vous évite des pertes de temps inutiles et diminue considérablement les risques d'erreurs.

Et comme toujours avec les portails web de Synexsys, l'accès aux informations peut être contrôlé de façon précise, selon des critères logiques et/ou arbitraires.

Gestion de documents mutualisée

Qui n'a pas été submergé sous les différentes versions d'un document dans le cadre d'un projet par exemple. Quand plusieurs personnes s'échangent des documents de travail qui évoluent dans le temps, le risque est grand de voir apparaître plusieurs versions du même document et de ne plus savoir quelle est la bonne. 

Synexsys permet de remédier à cette problématique en fournissant des outils d'échange collaboratifs dans lesquels, non seulement les documents seront uniques mais où l'on pourra en suivre les différentes versions. Mais Synexsys ne s'arrête pas là. Les documents en question pourront en effet être reliés à tout autre aspect géré dans Synexsys (clients, projets, équipements, demandes internes ou externes, contrats, etc.).

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pour gérer le quotidien de votre entreprise