Comment Synexsys vous permet-t-il de gérer les demandes d'acquisition ?

La gestion des demandes d'acquisition peut nécessiter plusieurs niveaux de contrôle et de validation en fonction de divers critères propres à l'entreprise. Synexsys offre la sécurité et la logique nécessaires pour traiter toutes les demandes avec rigueur et efficience, conformément aux règles de votre entreprise.

• Catalogue de produits : Synexsys permet de travailler sur la base d'un ou de plusieurs catalogues de produits. Ces catalogues peuvent facilement être enrichis d'images ou de photos ainsi que de documents techniques ou de brochures commerciales, par exemple.
  
• Ergonomie : Le catalogue peut être présenté de diverses manières en fonction des besoins. A la base, Synexsys propose un système de filtrage par arborescences et une sélection des articles par glisser-déposer. 
  
• Filtrage des accès : Chaque employé n'aura pas forcément le droit d'accéder à tous les types de produits. Doté d'une souplesse d'adaptation sans équivalent, Synexsys permet de filtrer l'accès au catalogue en fonction de critères très variés tels que Fonction, Département, Niveau de responsabilité, etc., voire de critères subjectifs (personnes particulières, ancienneté, etc.). 
  
• Vérification et validation initiale : Selon les besoins, un système de validation initiale peut être mis en place très simplement (voir l'exemple ci-après). 
  
• Suivi et contre-validations : En fonction de la nature de l'article commandé ou de sa valeur, il est parfois nécessaire de cascader les validations à d'autres niveaux (technique, budget, finance, etc.). Les processus Synexsys s'adaptent parfaitement à ce genre de situation et permettent de réaliser un suivi très précis de la demande tout en respectant les délais convenus (voir l'exemple ci-après). 
  

Synexsys : 100% comme vous !

Exemple de système de validation standard

Voici un exemple, parmi des dizaines possibles, de système de validation pour la gestion des demandes d'acquisition. Avec Synexsys votre système de validation est totalement personnalisé de manière à ce qu'il soit en parfaite adéquation avec votre réalité. Et si vous avez besoin de plusieurs systèmes de validation différents, pas de souci. Il est possible de définir un nombre illimité de processus de validation et d'action dans Synexsys.

Exemple :

• Après un contrôle de cohérence de base, le validateur s'assure que la demande ne dépasse pas le montant autorisé pour le demandeur. Ensuite, il vérifie que le Budget alloué au Service du demandeur soit suffisant pour entrer en matière. 
  
• Si l'un des critères n'est pas respecté, il aura le choix de refuser l'entrée en matière, de demander des modifications ou des compléments d'information au demandeur ou encore de soumettre la demande au Service en charge de la validation financière. 
  
• Le responsable du Service financier est prévenu par e-mail. A l'intérieur du message se trouve une URL sur laquelle il peut cliquer et qui l'amène directement sur son espace Synexsys web de validation. Là il pourra prendre connaissance de la nouvelle demande et décider s'il la valide, si elle doit être revue ou s'il la refuse. Le demandeur est prévenu de la décision par e-mail. Si sa demande est validée, on lui demandera de vérifier l'offre qui lui a été faite et de la confirmer avant de passer commande. Selon le type d'acquisition, la commande est passée automatiquement ou manuellement par le Service responsable. 
  
• La livraison marque une nouvelle étape dans le processus. Au besoin, elle déclenche une demande de préparation, suivie de la distribution effective de l'article commandé. Pour clôturer le processus, le demandeur validera la bonne réception de l'article. Points forts Voir la page dédiée au module Synexsys Process. 
  

Points forts

Voir la page dédiée au module Synexsys Process.

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