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pour la gestion des biens, des services et des processus

Gestion de l'arrivée, des mouvements et du départ des employés

L'histoire d'Alain

Mouvements du personnelC'est le jour J pour Alain. Il prend ses fonctions aujourd'hui même dans sa nouvelle entreprise. Il s'annonce à l'accueil où il reçoit son badge et attend que Sylvie, la Responsable du Service où il travaillera désormais, vienne à sa rencontre.

Sylvie arrive au bout de 2 minutes. Elle lui offre un café et accompagne Alain à son nouveau poste de travail.

Sur son bureau, son PC est déjà allumé. Un ordinateur portable, une clé USB, un téléphone fixe ainsi qu'un téléphone mobile complètent l'équipement. Il y a également une petite boîte dans laquelle Alain trouvera les clés de son véhicule de fonction et une carte essence. Dans les tiroirs de son bureau Alain découvre ses cartes de visite ainsi que tout ce qu'il lui faudra pour écrire, calculer, agrafer et classer.

Sylvie l'invite à se connecter à l'intranet de l'entreprise. C'est ici qu'Alain trouvera toutes les informations dont il aura besoin. Ici également qu'il posera ses questions et émettra ses demandes.

« Bonjour Alain ! Bienvenu dans votre portail de services ! ». C'est écrit en haut de la page d'accueil. Alain est positivement surpris par cette entrée en matière sans faute... Dans le pied de page du portail, il y a la mention « Powered by Synexsys ».

L'après-midi même, après avoir été présenté à ses collègues, Alain peut déjà commencer à travailler sur le projet dont il sera responsable.

Et dans votre entreprise, comment cela se passe-t-il ?

Coordination de la gestion des mouvements du personnel avec Synexsys

Quoi de plus naturel pour une entreprise que d'accueillir des nouveaux collaborateurs et d'en voir partir certains autres ? Ces événements n'en sont pas moins complexes car ils font interagir des services aussi divers que les ressources humaines, les services généraux, les services informatiques ou encore les services financiers et la sécurité.

Par ailleurs, chaque entreprise, en fonction de sa taille, de son activité et des profils qu'elle emploie aura des processus d'accueil et de départ différents. Il s'agit donc de pouvoir bénéficier d'autant de souplesse que de performance en matière de gestion des mouvements de personnel dans l'entreprise.

De la souplesse et de la performance, c'est exactement ce que Synexsys vous apporte pour vous permettre de gérer l'accueil et le départ des employés avec efficience.

  • Des outils collaboratifs simples à utiliser. 
  • Un système qui s'adapte à votre propre réalité et qui ne vous impose pas des règles qui ne sont pas en adéquation avec votre contexte. 
  • Une contribution efficace à la réalisation et la maintenance de meilleurs référentiels de données. 
  • Aucun apprentissage nécessaire. Dès que le processus est prêt, les intervenants pourront l'utiliser de manière tout à fait intuitive. 

Exemple de mise en œuvre coordonnée

Organisation arrivée et départ des employésPhase I

Les coordonnées du nouvel employé sont introduites normalement dans le système central de gestion du personnel.

Phase II

Cet événement génère une demande « Création de nouvel employé » dans Synexsys. Les coordonnées de l'employé n'ont pas à être ressaisies dans Synexsys. Le référentiel de données est donc préservé.

Phase III

En fonction du profil du nouvel employé, un certain nombre de tâches sont planifiées. Les services concernés sont avertis automatiquement des différentes tâches et les exécutent en temps voulu. Il s'agira pour certains, de simplement mettre à disposition un équipement (une chaise, un bureau, des vêtements de travail, etc.) alors que d'autres devront compléter les données de l'employé après avoir effectué leur tâche (adresse e-mail et login pour l'informatique, coordonnées du portable et carte SIM pour la téléphonie, informations relatives à un véhicule ou une carte essence pour les Services Généraux, etc.). Une fois toutes les tâches précédant l'arrivée du nouvel employé effectuées, divers systèmes de gestion métier pourront être mis à jour depuis Synexsys.

Phase IV

Certaines tâches seront exécutées à l'arrivée de l'employé (accueil, présentation aux collègues, finalisation des documents administratifs, etc.) et d'autres seront planifiées pour les jours ou les semaines qui suivent (formation, entretiens d'évaluation, etc.).

Les véritables économies commencent par une organisation efficiente. Synexsys vous mène bien plus loin encore !